VUB wil minder mails

In één maand tijd gingen er 2.842.687 mails rond op de Vrije Universiteit Brussel (VUB). “Teveel en een enorme werkbelasting voor onze studenten, professoren en medewerkers”, vindt rector Caroline Pauwels. Daarom lanceert zij op de Nationale e-mailloze vrijdag (24 november 2017) tien richtlijnen om het mailverkeer op de VUB terug te dringen.  Met stip bovenaan staat de grote vraag of mail sowieso wel het juiste medium is.

Om dat mailbeleid op een professionele en doordachte manier vorm te geven, deed de VUB een beroep op professor Luc Chalmet (UGent-UAntwerpen). De professor-emeritus schreef een boek over hoe je lean kan omgaan met je inbox. “Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mailbeheer”, zegt Luc Chalmet, “meer dan de helft van onze werknemers zegt het aantal mails niet meer te kunnen beheersen. Vijftig procent van de werknemers leest na 23u nog mails, tien procent leest zijn mails zelfs tijdens huwelijksfeesten, kerkdiensten en begrafenissen”, weet Chalmet.

Een bron van ergernis

Naast teveel e-mails, ergeren professoren en studenten zich aan bepaald e-mailgedrag. “Iedereen te pas en te onpas in “cc” zetten of onmiddellijk antwoord eisen, maakt me prikkelbaar”, legt student Otto Cartrysse uit. “Het ontbreken van e-mailetiquette, e-mails net voor het weekend of op vakantiedagen is een plaag”, zegt professor Gustaaf Cornelis, “dit mailbeleid maakt het voor iedereen duidelijk waar we met mails op VUB naartoe willen en daar ben ik heel blij mee”.

E-mailloze vrijdag is een goed startpunt om stil te staan hoe we met mail omgaan. Maar een mailbeleid gaat verder dan één dag. Caroline Pauwels wil haar mailrichtlijnen laten leven. Op e-mailloze vrijdag worden studenten en medewerkers getrakteerd op een praktische keynote van professor Luc Chalmet met concrete tips en tricks om hun mailbox stevig onder handen te nemen. Naast richtlijnen geeft de VUB via een mailgids het personeel en de studenten aanbevelingen om beter met mail om te gaan en sneller mails te kunnen verwerken. Dit moet niet alleen leiden tot minder mails, maar ook tot het beter beheren van de inbox. Opleidingen en het continu onder de aandacht brengen van de richtlijnen via posters, debatten, … moeten studenten en personeel aanzetten tot effectieve gedragsverandering.

VUB-mailbeleid: http://huisstijl.vub.ac.be/mail-gids

Chalmet, L. (2017). Mijn inbox is vol. Uitgeverij die Keure